Gestão de Whatsapp para Contadores

O que mais lhe incomoda? Vários números de WhatsApp, ou, o cliente amarrado no seu celular pessoal?
Com o whats contábil você centraliza toda a comunicação em 1 único número, seja ele: fixo, móvel ou PABX.

Vale ressaltar que caso haja a necessidade é possível adicionar mais números dentro da mesma plataforma.

Tenha toda sua equipe trabalhando no mesmo número de forma simultânea.
Hoje, atendemos a empresas contábeis com 180 colaboradores ao mesmo tempo.

Toda vez que um cliente chama, a propria plataforma pode fazer o papel de recepcionista, entender com qual departamento o cliente deseja falar e direcionar para o departamento desjado.

Quando o cliente escolhe o departamento no qual deseja atendimento, é possível listar os colaboradores do departamento para que o cliente seja direcionado especificamente para o colaborador que faz a usa empresa. 

Cada colaborador tem um login e senha únicos de acesso.
Para entrar no whats contábil e começar a trabalhar ele vai
entrar como se fosse um site de rede social, coloca o login e senha e pronto.
Estará conectado de qualquer lugar do planeta, só precisa ter internet.

Você pode atender a todos os seus clientes de forma ilimitada.
Para eles não muda nada, é como se estivessem falando com a sua equipe
direto pelo WhatsApp.

No Whats Contábil para chamar o cliente você vai fazer exatamente
como faz no seu WhatsApp hoje. Tem uma agenda, você localiza o
contato e manda a mensagem que quiser a ele.

Seja uma cobrança de movimento, um aviso de imposto vencendo,
ou, o envio de uma folha de pagamento.

Imagine a imagem de profissionalismo e gestão que isso passa ao seu cliente.

Cada vez que o cliente precisar falar com o escritório, acima da mensagem
do colaborador vai o nome e o departamento de com quem está falando.

Clareza e profissionalismo ao mesmo tempo.

Os atendimentos são ilimitados independente do tamanho da sua contabilidade.

Você não tem que contratar pacotes de mensagens e também não vai
pagar mais no período de IRPF onde a sua demanda de atendimento aumenta.

Essa função é fantástica. Estima-se que quase 80% das mensagens trocadas
entre contador e cliente são repetitivas e previsíveis.

Isso acontece porque
as perguntas feitas pelos clientes também são previsíveis.

Por ex: Estou contratando um funcionário, quais documentos solicito a ele?
Imagine a economia de tempo e de energia, se essas respostas forem
previamente padronizadas, sem erros de português e de forma bem
objetivas a ponto de transformar uma conversa de meia hora
com o cliente em poucos minutos?

Quando o colaborador digitar uma simples palavra, por exemplo: /registro,
para o cliente vai uma mensagem assim:

“Vou lhe ajudar com o registro do novo funcionário.
É bem simples tá. Você precisa pedir a ele uma relação de documentos,
e quando você estiver com esses documentos em mãos
é só me chamar que darei sequencia para você 😊

Os documentos são:
– Nome completo do funcionário
– Cargo
– RG e CPF
– Carteira de trabalho
– Foto ¾ atualizada
– Comprovante de residência

Posso lhe ajudar em mais alguma coisa?”

Percebeu a eficiência do processo?
Agora imagine o mesmo padrão para 80% dos atendimentos realizados na sua empresa.

Menos de 10 segundos. É disso que você precisa. Esse é o tempo que você,
ou, sua equipe, levarão para transferir um atendimento de um colaborador
para outro de forma direta, sem burocracia. Sem levar celular de uma
mesa para outra, ou, ter que mandar mensagem de outro número.

Sabe quais recursos que você usa no WhatsApp tradicional você vai perder? ZERO.

Isso, zero. Porque no whats contábil você pode enviar mensagens de
texto para os clientes, as vezes áudio para explicar alguma coisa mais técnica,
as vezes um vídeo para sanar 100% das dúvidas, ou, um recálculo, uma guia,
talvez a própria folha de pagamento.

Olha, não tem jeito de passar cliente sem atender.

Quando chega um cliente solicitando suporte, automaticamente vai piscar
uma luzinha vermelha na tela e fazer um barulhinho inconfundível notificando
que um cliente precisa ser atendido.

Parece simples, mas, pela experiencia prática que temos em todo Brasil esse é o 1° benefício
que o cliente nota ao começar no whats contábil.

Hoje, todas as suas conversas ficam uma abaixo da outra. No whats contábil
são literalmente FILAS diferentes.

Uma divisão só para quem está aguardando
atendimento, outra só com quem já está sendo atendido e outra só
de atendimentos encerrados.

Essa separação visual é o que separa um WhatsApp para uso pessoal
do profissionalismo de uma empresa.

Cada atendimento finalizado recebe um número de protocolo único.

Se você quiser localizar um atendimento específico no futuro,
muito simples, estará protocolado.

Esse protocolo, além de ajudar na localização, tem um benefício maior,
o de mudar o padrão de ‘conversas’ com o cliente no WhatsApp para
solicitações com: começo > meio > fim > e protocolo.

Dessa forma, na mesma conversa com cliente ao longo do tempo
podem ter sido realizados 50 atendimentos.
Serão 50  protocolos. Aí você verá a real demanda que cada cliente deu.

Sabe os grupos que você tem com os clientes no WhatsApp?
Achou que ia perder eles né? rs
Não vai. Todos eles aparecerão dentro do seu whats contábil.

Quando o cliente entrar em contato com a sua contabilidade, automaticamente
receberá uma mensagem de boas vindas dando as opções de departamentos
para que o cliente diga do que precisa.

Existem 2 benefícios notórios nessa função.
1° o cliente é atendido imediatamente. Isso faz muita diferença quando se
trata de WhatsApp o cliente presume e deseja ser atendido na hora.
A mensagem de boas vindas resolve isso.

2° direcionamento automático ao setor responsável. Você não precisa de uma
recepcionista para fazer essa triagem, e nem vai cair uma solicitação
no departamento errado.

O problema não é o cliente não ser atendido fora do horário,
o problema é ele não ser respondido.

O WhatsApp é um canal feito
para conversas imediatas onde a pessoa manda uma mensagem e
já fica na tela esperando o retorno. Com essa mensagem automática,
problema resolvido.

O cliente pode chamar as 10 da noite. Vai ser
atendido imediatamente, ser avisado que nesse horário não tem um
colaborador disponível e que logo no dia seguinte pela manhã retornará a ela. Pronto!

Parece bobo né, testa para você ver.

Vésperas de feriado, comunicados gerais, atualização de alguma legislação,
alteração excepcional no horário de atendimento.

Seria interessante avisar
isso a todos os clientes de uma só vez?
Pois é, temos uma funcionalidade para isso. Você escreve a mensagem e envia a todos eles  de uma só vez.

Nem todas as mensagens são para todos os clientes. Por isso criamos as etiquetas,
ou, se preferir, tags de identificação.

Para que serve isso?
Para segmentar a comunicação com perfis de clientes.
Por exemplo: Uma etiqueta de Simples Nacional para os clientes do Simples.
Logo, se quiser mandar uma mensagem no dia 19 avisando do vencimento do DAS,
é só selecionar essa etiqueta e enviar.

Cada cliente pode ter mais que uma etiqueta.
No mesmo cliente pode ter: Simples Nacional, Folha com ponto e
prolabore e o que mais achar relevante.

Essa função é fenomenal. Com ela você não vai depender mais da memória.

Imagine que está conversando com um cliente, ou, um prospecto nesse momento.
Ficou combinado de você mandar uma mensagem para ele na segunda que vem. Você vai lembrar? Rs

Com essa função você não precisa mais lembrar. Basta no mesmo momento,
você já escrever a mensagem que vai para o cliente na segunda.
Ex: Oi João, nos falamos semana passada e combinei de entrar em contato
contigo hoje para darmos sequência na nossa negociação.

É, ou, não é incrível? Na segunda o João vai receber essa mensagem como
se você estivesse lembrado dele naquele momento, quando de fato não,
você pode até ter esquecido kk

Vésperas de feriado, comunicados gerais, atualização de alguma legislação,
alteração excepcional no horário de atendimento.

Essa função é quando você
previamente quer programar uma mensagem para ser enviada para um grupo
específico de clientes. Quando chegar na data e hora, serão enviadas sem que
você tenha que colocar a mão, e nem que tenha que estar no escritório.

Você poder essa função para enviar lembretes para todos os clientes
com impostos a vencer, ou, segmentar para aquela meia dúzia que você
normalmente tem que ficar avisando que a guia já está no e-mail.

Exemplo:
Oi, tudo bem?
Aqui é a Letícia da Contabilidade. Passando só para te lembrar que a guia
do Simples já está no seu e-mail, e que o vencimento é amanhã. Caso tenha
algum problema, me avise que mando para você por aqui.

Cá entre nós, isso ajudaria ou não a diminuir os recálculos e retrabalhos?

É fato que seu cliente dorme e acorda com o celular do lado.
Também é um fato que boa parte deles tem que ser relembrados
de mandar o movimento todo mês.

O que fizemos? Juntamos as 2 coisas.

Você pode deixar pronto para
que no comecinho do mês todos os clientes (ou os que você desejar)
recebam diretamente no WhatsApp um lembrete de que para você conseguir trabalhar,
precisa que ele mande o movimento.

O Whats Contábil não restringe você a criar departamentos tradicionais.
Sinta-se a vontade para criar quantos departamentos você quiser.

Você pode criar robôs de atendimento para situações rotineiras que não
exijam intervenção humana. Esse processo é ilimitado e você pode criar como quiser.

Se todos os atendimentos foram centralizados em um único número,
em uma única plataforma, ficou fácil de ter dados de gestão em tempo
real de todo o seu atendimento.

Só de bater o olho no dashboard,
você sabe quantos clientes estão em atendimento, aguardando, finalizados,
em quais horários, por quais colaboradores e quais clientes.

Não tem como fazer gestão se todo mundo vê tudo, ou se usam o mesmo celular.

Aliás, quanto a LGPD esse negócio de todo mundo ter acesso pode ser um problemão.

No Whats contábil cuidamos para que cada integrante da equipe
só tenha acesso ao que o seu cargo permite. Por isso cada integrante
recebe um perfil de Gestor, Líder de departamento, ou, colaborador.

Cada um com seu respectivo nível de acesso.
Colaborador: Só vê o que foi destinado a ele
Líder de equipe: Vê os atendimentos dele e dos colaboradores da sua equipe
Gestor: Vê tudo, de todas as áreas o tempo todo.

Cá entre nós, você considera essa divisão hierárquica um capricho,
ou, necessidade imediata por causa da LGPD?

Atendemos a Empresas contábeis no Brasil todo. Segurança é essencial para nós.
Todos os dias são feitas 2 cópias de segurança no Brasil e na Europa de todos os documentos,
mensagens, áudios e vídeos tramitados entre contabilidade e cliente.